Analiza biznesowa: jak przeprowadzić warsztat zbierania wymagań w IT

15 lutego, 2021 Lucjan Romkowski

„Lucjan, a jak ja mam zbierać te wymagania?” zapytał mnie kiedyś aspirujący do roli biznes analityka kolega. Kolega ten miał następnego dnia wypytać klienta o jego potrzeby biznesowe. Zanim odpowiedziałem, zza pleców usłyszałem podpowiedzi „Jak ziemniaki na wykopkach…” oraz „Musisz być jak Tomy Lee Jones w „Ściganym…”. Żarty żartami, ale historia miała swój happy end – dałem koledze kilka praktycznych wskazówek i klient był zadowolony. Wówczas nie widziałem nic dziwnego w tym, że człowiek tuż po studiach nie wie, jak użyć wiedzy teoretycznej w praktyce. Ostatnio obserwuję coraz bardziej wymyślne tematy wystąpień, szkoleń i meetup’ów dla Analityków Biznesowych i stwierdzam, że zapominamy o podstawach. Ten krótki poradnik jest zbiorem wypracowanych przeze mnie metod, które pomogą Ci uporządkować proces zbierania wymagań i przygotować się do warsztatu z klientem.

 

3 etapy, które pozwolą skutecznie zebrać wymagania od klienta.

Czy istnieje jeden najlepszy sposób na zbieranie wymagań? Odpowiedź brzmi: nie.

Ze zbieraniem wymagań jest jak z uprawianiem sportu: należy się odpowiednio przygotować, wziąć udział w zawodach a na samym końcu zregenerować się i odpocząć… no dobra, tutaj nie ma odpoczynku (a i o medal ciężko  ;)).

Jednym z moich ulubionych sposobów na zbieranie wymagań są warsztaty.

Jak się do nich przygotować? Czekają Cię trzy etapy:

  1. Poznanie klienta i jego biznesu
  2. Przygotowania do warsztatu
  3. Przeprowadzenie warsztatu.

Przejdźmy kolejno przez każdą fazę.

Faza numer 1 – poznaj swojego klienta

Na tym etapie dzielę Klientów na dwa rodzaje, tych z wizją oraz tych, którzy mają konkretną (mniej lub bardziej) zdefiniowaną potrzebę. Niezależnie od tego podziału, zawsze należy porozmawiać i dowiedzieć się jak najwięcej o obecnym/planowanym biznesie klienta oraz otaczającym go środowisku.

Warto dowiedzieć się:

  1. Na czym polega biznes klienta?
  2. Jaka jest jego pozycja na rynku? Kim są jego konkurenci?
  3. Jakie produkty i usługi oferuje klient?
  4. Jak funkcjonuje rynek/domena, w której działa lub chce działać klient?
  5. Jakim wpływom i regulacjom podlega?
  6. Na czym zarabia lub chce zarabiać?

To tylko kilka najważniejszych wątków, które warto poruszyć na spotkaniu z klientem lub w ramach benchmarkingu.

Pamiętaj, że klienci z wizją bardzo często nie będą potrafili odpowiedzieć na wiele zadanych przez Ciebie pytań.

Jak zatem pomóc im stworzyć wymarzony produkt?

Rozmowę warto rozpocząć od zdefiniowania dwóch obszarów:

  1. Potencjalnych użytkowników, którzy mają korzystać z rozwiązania,
  2. Modelu biznesowego, czyli wartości jaką klient chce dostarczyć użytkownikom.

 

Kim jest analityk biznesowy? Obejrzyj rozmowę z Rafałem Jasińskim.

Faza numer 2 – przygotuj się do warsztatu

 

Nawet jeśli jesteś bardzo doświadczonym analitykiem biznesowym, nie lekceważ przygotowań do warsztatów z klientem. Zawsze bierz pod uwagę poniższe punkty:

  1. Zdefiniuj cel i zakres warsztatu zbierania wymagań i konsekwentnie trzymaj się tego planu. Określ listę tematów i stwórz agendę, aby wszystkie strony spotkania wiedziały, w jakim celu w nim uczestniczą oraz co chcą wypracować.
  2. Zdefiniuj Interesariuszy, czyli ludzi po stronie klienta, którzy pomogą Ci zrozumieć jak i dla kogo dane rozwiązanie będzie tworzone.
  3. Oszacuj czas całego warsztatu oraz poszczególnych punktów agendy. Pamiętaj, że nie każdy może poświęcić kilka godzin na spotkanie z Tobą. Być może niektóre osoby warto zaprosić tylko na konkretny punkt z agendy?
  4. Zaplanuj, jakich technik użyjesz do rozwiązania poszczególnych tematów oraz jakich materiałów i nośników chcesz użyć podczas tego spotkania.
  5. Przygotuj sobie pytania do każdego punktu agendy tak, aby wygodnie i merytorycznie moderować dyskusją.
  6. Wypracuj materiały do rozpoczęcia i wprowadzenia pozostałych uczestników do warsztatu.

Ostatnio prym wiodą warsztaty online. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat zajrzyj do naszego poradnika „Remote Workshops – How to Get the Most Out of Them” i pobierz przydatne check-listy.

 

Faza numer 3: Przeprowadź warsztat

 

Przygotowania za Tobą, czas zatem na przedstawienie! Na tym etapie warto zwrócić uwagę na następujące kwestie:

  1. Przetestuj narzędzia i programy, których użyjesz podczas warsztatu.
    Nic tak nie psuje wrażenia, jak zawieszający się komputer albo niepewność w posługiwaniu się danym programem.
  2. Zacznij od pytań „rozgrzewkowych”.
    Poproś uczestników, aby przez 5 minut zapisywali na kartkach post-it, jakie cele chcą osiągnąć, jakich korzyści oczekują od nowego systemu lub które problemy powinien ten system rozwiązać. Takie pytania to dobry punkt wyjścia do określenia wymagań dla systemu. Fajną metodą na rozgrzewkę jest również ćwiczenie Hope & Fears, gdzie klient na początku wypisuje swoje oczekiwania iobawy co do spotkania/przedsięwzięcia. Pod koniec warsztatów dyskutujemy, czy obawy zostały zażegnane.
  3. Moderuj dyskusję
    Nie pozwalaj „odpłynąć” swoim rozmówcom. Kiedy uczestnicy zaczynają się rozpraszać wątkami pobocznymi skieruj ich uwagę z powrotem na temat główny. Możesz odwołać się do zapisków, które uczestnicy poczynili na początku, gdy określali przedmiot spotkania.
  4. Pilnuj czasu!
    Trzymaj się swojego planu. Jeśli jednak w trakcie warsztatu okaże się, że w agendzie znalazło się zbyt wiele punktów lub z jakiegoś powodu spotkanie się przedłuża, lepiej jest umówić się na kolejną sesję.
  5. Podsumuj warsztat.
    Wymagania interesariuszy spisz w dogodnej dla siebie formie. Ja używam User Stories, ale możesz to zrobić w inny sposób. Ważne, aby udokumentować ustalenia z klientem. Co w sytuacji, gdy nie uzyskasz odpowiedzi na wszystkie pytania? To zupełnie normalne! Pamiętaj więc, aby ustalić z klientem sposób kontaktu po warsztacie w celu doprecyzowania otwartych lub kontrowersyjnych punktów.

Dołącz do zespołu analityków biznesowych w PGS Software

Mam nadzieje, że ten krótki poradnik przyda Ci się w odpowiednim przygotowaniu do warsztatów z klientami. Pamiętaj, że każdy ma swój styl zbierania wymagań a także przeprowadzania takich warsztatów. Jedno jest pewne – ten styl rodzi się dzięki praktyce, do której mocno Cię zachęcam.
Artykuł nie wyczerpuje oczywiście tematu, dlatego planujemy kolejne teksty z poradami dla analityków biznesowych. W następnym materiałe opowiemy więcej o technikach przydatnych do zbierania wymagań
Stay tuned!

Kontakt z autorem: Lucjan Romkowski

 

Najnowsze wpisy