Delivery Manager – relacje i organizacja czasu są najważniejsze

5 listopada, 2020 Joanna Rychel

Zapraszamy na nowy cykl, w którym opowiadamy o rolach w PGS Software. Pomysł wyszedł od naszych pracowników, którzy nie zawsze mają pełną świadomość, jak wygląda praca na niektórych stanowiskach. Na co dzień często widzimy tylko ułamek obowiązków leżących po stronie osób z zespołu projektowego.W pierwszym materiale przyjrzymy się pracy działu Project Management Office. Zapytaliśmy naszych Delivery Managerów –  Agatę Hanak, Katarzynę Wesołek, Katarzynę Skoniecką oraz Mariusza Nosola o ich codzienne zadania, oraz wyzwania przed jakimi stoją.

Jak wygląda struktura działu PMO?

Mariusz Nosol (PMO Lead): Zespół liczy obecnie 24 osoby i jest rozproszony między Wrocławiem, Gdańskiem i Rzeszowem. Co ciekawe, jeszcze kilka lat temu nie mieliśmy wydzielonego działu zarządzania projektami. Kontaktem z klientami i rozwojem ludzi zajmowali się wtedy Team Leaderzy. Rozwój naszej firmy, związane z nim nowe obowiązki i wyzwania, wymusiły w 2015 roku większą specjalizację i część osób, w tym m.in. ja, zdecydowała się pójść ścieżką Project Managementu. Na początku sami tworzyliśmy dział, później zaczęliśmy zatrudniać osoby z zewnątrz.

Stosunkowo niedawno zmieniło się nazewnictwo. Już nie jesteście Project Managerami a  Delivery Managerami.  Jak to się stało?

M.N.: Jakiś czas temu przyszedł moment, kiedy musieliśmy ponownie zastanowić się nad nazewnictwem i zakresem odpowiedzialności. Okazało się, że coraz więcej klientów, gdy słyszy o Project Managerze po stronie PGS Software, ma trochę odmienny obraz tej roli. Klienci, szczególnie korporacyjni, mają swoich Project Managerów zarządzających projektami i jest to stanowisko różne od tego, czym zajmujemy się w PGS Software. U nas ta rola jest znacznie szersza.

Agata Hanak (Delivery Manager): Spisaliśmy sobie wszystkie rzeczy, które robimy w naszej codziennej pracy i wyszła nam z tego bardzo długa lista. Okazało się, że nasze zadania znacznie wykraczają poza typowo rozumianą rolę Project Managera, który odpowiada za zarządzanie projektem.

Czym w takim razie zajmuje się Delivery Manager w PGS Software?

A.H.: Mamy oczywiście elementy project managementu czy też pełnienia roli np. Scrum Mastera, ale jest też wiele innych rzeczy. Przede wszystkim odpowiadamy za dostarczenie klientowi usługi, którą od nas zamówił. Pomagamy osiągać jego cele biznesowe, budujemy z nim relacje i wspieramy go radą i doświadczeniem w zarządzaniu projektem IT, jeśli tego potrzebuje.

Katarzyna Skoniecka (Delivery Manager): Do tego dochodzą kwestie budowania zespołu wewnątrz PGS Software, pomoc naszym account managerom i sprzedawcom przy pozyskaniu nowych kontaktów, zarządzanie ryzykiem, reagowanie na zmiany, reagowanie na prośby ludzi… Tych zadań jest naprawdę sporo!

Katarzyna Wesołek (Delivery Manager): Każdy z obszarów project managementu (zarządzanie zakresem, budżetem, czasem, ludźmi, jakością, ryzykiem, komunikacją itd.), musi zostać zoptymalizowany, ale jednocześnie wszystkie razem muszą tworzyć spójną całość. To trochę jak z zegarkiem mechanicznym, w którym, gdy przestanie działać jeden trybik od razu widać wpływ tego na cały mechanizm. Dlatego tak ważne jest, żeby Delivery Manager nie skupiał się tylko na szczegółach, aby nie stracił z pola widzenia całościowej perspektywy.

Lista obszarów, którymi się zajmujecie, rzeczywiście jest imponująca. Moją uwagę zwrócił punkt o budowaniu relacji z klientami. Powiedzcie o tym coś więcej.

K.W.: Dla mnie jest to od początku budowanie relacji opartej na zaufaniu. Nie uda się to bez skupienia, przejrzystości, zaangażowania, szczerości i przede wszystkim czasu spędzonego razem.

A.H. Lubię budować relacje z klientem, spotykając się twarzą w twarz. To dlatego bardzo cenię sobie wyjazdy w delegacje i możliwość porozmawiania z klientem o rzeczach nieformalnych, o tym, co go interesuje. Takie spotkania pozwalają lepiej poznać jego podejście do życia i to, co jest dla niego ważne. Brakuje mi tego, że na razie nie możemy nigdzie podróżować i że pandemia nas blokuje, bo takie spotkania bardzo pomagają mi w pracy. Rozmawiam z klientami i wiem, że im też tego brakuje, że widzą w spotkaniach face to face ogromną wartość. Czekamy z niecierpliwością na ten moment, kiedy będziemy mogli wrócić do podróży.

K.S.: To jak ważne są relacje, pokazuje jedna z naszych ostatnich sytuacji. Pojawił się problem z finansowaniem projektu po stronie klienta. Zamiast wysłać maila lub zadzwonić, klient wsiadł w samochód i przejechał 700 km tylko po to, aby porozmawiać z nami na żywo i ustalić co robimy dalej. Po godzinie pojechał z powrotem 700km. Dla mnie to był jasny znak, że jesteśmy partnerami i że nie traktują nas tylko jako dostawcy usług.

 

A co jeśli chodzi o współpracę z zespołem w PGS Software? Jak to wygląda na co dzień?

M.N.: Moja ulubiona odpowiedź brzmi: to zależy. W zależności od specyfiki projektu czasami jest to rola bardzo aktywna – pełnienie roli Scrum Mastera, facylitacja spotkań, organizacja pracy, usuwanie przeszkód, rozwiązywanie trudnych sytuacji. Są jednak projekty, w których rola Delivery Managera sprowadza się głównie do budowania i utrzymania relacji z klientem oraz zajmowania się kwestiami administracyjnymi.

A.H.: Projektów mamy zwykle kilka, dlatego staram się przynajmniej raz w tygodniu spotkać z każdym z zespołów, aby dowiedzieć się, co się dzieje, z czego są zadowoleni, a co warto poprawić. Mogę wtedy porozmawiać z klientem i doprowadzić do zmian, aby wszystkim po prostu żyło się lepiej.

K.W.: Staram się być zawsze dostępna dla zespołu. Budujemy relacje oparte na szczerym feedbacku i nie unikamy trudnych tematów. Ważna jest dla mnie praca zespołowa i proaktywność członków zespołu. Staram się wspierać ich inicjatywy i daję przestrzeń do eksperymentowania, a co się z tym wiąże, do popełnienia błędów i wyciągania z nich nauki.

 

Skoro o dostępności mowa, niełatwo znaleźć lukę w Waszym kalendarzu.

K.W.: O tak, nasza praca to ciągłe spotkania i przełączanie się między projektami i tematami. Dziennie spotykamy się z kilkunastoma osobami. To jest bardzo intensywny czas, a backlog zadań Delivery Managera jest wręcz nieskończony. Dobre zarządzanie priorytetami to podstawa.

K.S.: Zdarzało mi się prosić członków zespołu, aby przynieśli mi wodę albo kawę, bo trudno było zrobić to samemu w ciągu spotkań. (śmiech)

Czy takie przełączanie się między zadaniami nie jest trudne? Jak sobie z tym radzicie?

M.N.: Nie wszyscy zdają sobie sprawę z tego, w jak złożonych środowiskach funkcjonujemy. Takie przełączanie się między zadaniami to rzeczywiście spore wyzwanie i dobry Delivery Manager musi mieć takie umiejętności.

A.H.: Jak wspomniałam wcześniej, bardzo rzadko zdarza się współpraca tylko z jednym klientem. W efekcie jest wiele różnych spraw i decyzji do podjęcia. W tym samym czasie dostajemy kilka wiadomości – komuś coś przestało działać, ktoś jest chory, a gdzie indziej trzeba pomóc opanować trudną sytuację. Sprawne zarządzanie priorytetami, łapanie wielu wątków jednocześnie, jasna komunikacja oraz zorientowanie na cel to z pewnością jedno z codziennych wyzwań.

K.S.: Do listy wyzwań na tym stanowisku dodałabym radzenie sobie w sytuacjach konfliktowych. Trzeba zachować zimną krew, reagować adekwatnie do sytuacji, starać się zrozumieć wszystkie strony, nie popadać w przesadę. To wymaga wprawy.

Wracając jeszcze do przełączania między zadaniami i nieskończonego backlogu. Wydaje mi się, że ta rola wymusza naukę świetnej organizacji.

A.H.: Tak, to prawda. Organizacja czasu i ustalanie priorytetów to podstawa. Codziennie doskonalimy tę sztukę.

K.S.: Uczymy się nie tylko organizacji czasu, ale i otwartości na drugiego człowieka i zrozumienia jego motywacji. Codziennie spotykamy ludzi z wielu różnych kultur i środowisk.

Co najbardziej cenicie w tej roli?

M.N.: Mam dużą satysfakcję, kiedy udaje nam się pomóc klientowi w biznesie i kiedy stajemy się częścią jego zespołu. Klienci lubią z nami pracować, robią to przez wiele lat. Nasze relacje są bardzo bliskie. Ciekawie jest też obserwować, jak ludzie rozwijają się w projektach.

A.H.: Ja bardzo lubię ludzi i kontakt z nimi. Nie wyobrażam sobie bycia Delivery Managerem bez takiego podejścia, dlatego że jest to przede wszystkim praca z ludźmi.

K.W.: Ważny jest dla mnie team work oraz moment, w którym zespół osiąga dojrzałość i staje się samoorganizującym się zespołem.

K.S.: Ja cenię sobie niezależność. W PGS Software nie ma jednej recepty na prowadzenie projektu. Każde zadanie jest inne, każdy klient jest inny i każdy Delivery Manager jest inny. Lubię tę wolność, to że mogę prowadzić zespół zgodnie z moim charakterem i temperamentem, wiedzą i doświadczeniem. Nasz zespół jest darzony dużym zaufaniem. I to jest świetne!

Dziękuję za rozmowę!

 

 

 

Najnowsze wpisy